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Desayunos DINTEL 2011 - Sesión 5    

Automatización de procesos de negocio

Por Carlos Useros

El pasado día 15 de noviembre tuvo lugar una nueva sesión de los Desayunos DINTEL 2011. En esta ocasión, el tema objeto del debate fue "Automatización de procesos de negocio" y la ponencia técnica corrió a cargo de la compañía Readsoft.

Desayunos DINTEL

D. Francisco Pérez, D. Jesús Rivero, D. Antonio García, D. Abel Montero,
Dª. Rocío Riaño, Dª. Montse de las Cuevas, D. José Alberto Medrano,
D. Rafael Vadillo, D. Juan Criado, y D. José Luis Fernández
(de izquierda a derecha)

D. Antonio García, Managing Director de ReadSoft España realizó una introducción a los presentes de la Compañía ReadSoft exponiendo que es una multinacional de origen sueco (y presente en la bolsa de aquel país con una cantidad importante de accionistas). Lleva 15 años en el mercado y está presente en los principales integradores del país, siendo sus focos de actuación el sector Financiero, así como el BPO, BPM, o ERP, entre otros. Es una compañía muy estable que cuenta con alrededor de 300 clientes entre España y Portugal, lo que hace que cuente con un motor de conocimiento muy elevado. Además, es destacable su enorme flexibilidad de adaptación a diferentes modelos de negocio.

D. Francisco Pérez, Direct Sales Manager de ReadSoft España expuso que la compañía está especializada en la automatización de procesos documentales, lo cual está haciendo que la compañía crezca de forma reseñable, sobre todo por la integración de dichos procesos documentales con los ERP.

Por la tipología de proyectos que lleva a cabo Readsoft, lo que se pretende es, entre otros aspectos, generar una ventaja competitiva a sus clientes (por ejemplo en proyectos orientados a la automatización de pedidos de clientes); ahorrar costes (en la automatización de facturas de proveedores para captura y validación de datos, y para la generación de Centros de Servicio Compartidos); adaptación a la obligatoriedad normativa (automatizando toda la documentación); y asesoramiento a la hora de realizar migraciones de sistemas.

El resumen del mensaje que se quiere trasladar desde Readsoft es “Automatizar”, manejando cualquiera de las necesidades solicitadas por el mercado europeo. Hoy en día es necesario justificar cualquier proyecto de IT, y el proceso de automatización es fundamental para ahorrar tiempo y, por consiguiente, costes.

En la parte de debate del desayuno DINTEL, D. José Luis Fernández, Director de Procesos de Banesto explicó que desde el propio banco siempre se ha dado mucha importancia al proceso de automatización, pero siempre centrado en el control. Es por ello que desde Banesto se ha llevado a cabo un proyecto de creación de un Centro de Control Documental, dedicado a confrontar todos los contratos que se llevan a cabo con sus documentos asociados (DNI, escaneos asociados, etc.), controlando que todo coexista de la forma adecuada. Todo este proceso de confrontación genera mucho coste y por ello es necesario un control automatizado.

Realmente es en la gestión de documentos físicos donde existe una gran problemática. También es importante la automatización para mejorar la eficiencia y reducir gastos: los sistemas actuales ayudan poco y sería fundamental automatizar todo al máximo posible.

Por otro lado, el esquema actual de funcionamiento de las oficinas va a evolucionar hacia la convivencia con otros canales (como son Internet y la Banca telefónica), generando cada vez más problemas a los clientes en el proceso de gestión de documentos: se debería conseguir que la experiencia de los clientes con dichos nuevos canales sea lo más grata posible y ese aporte de documentos no sea de ninguna manera traumático.

D. Rafael Vadillo, CIO Global Insurance del Grupo Santander comentó que hoy en día la tecnología ha revolucionado los procesos. La necesidad de documentación es vital hoy en día, pero en muchas ocasiones se deja de lado la eficiencia en la recopilación de dicha documentación.

Es evidente que las herramientas de automatización son cada vez más necesarias y potentes, pero lo serán mucho más en conjunción con otras herramientas que faciliten una visión más comercial de los datos que se extraen de la documentación aportada.

D. Juan Criado, Director de Operaciones de CASER Seguros agregó que después de tanto tiempo el papel sigue existiendo y sigue generando un proceso engorroso de gestión del mismo. Bajo esta premisa, cualquier solución que automatice los procesos siempre será bien recibida. También es cierto que la mejor solución será aquella que automatice todo el proceso en su conjunto, y no únicamente la parte manual del mismo.

Además, la potencia de una automatización debe ser básica para alimentar otras herramientas que ayuden a mejorar la eficiencia que se le brinda al cliente.

A priori, otros elementos susceptibles de ser automatizados son los procesos de documentación que se envía a los clientes; y (aunque puede llegar a ser más delicada) algo vital como es la Facturación de Prestaciones de Hospitales (lo cual genera un gran volumen de documentación que debería ser normalizado). El objetivo primordial es conseguir ser más ágiles y eficientes.

D. José Alberto Medrano, Responsable de Operaciones IT (COO) de Ferrovial explicó que lo normal es que en Ferrovial los clientes no sean usuarios finales sino otras empresas, por lo que el volumen de documentación, y por consiguiente la automatización, se reduce considerablemente.

Es cierto que el problema del volumen de documentación es un enorme problema, pero actualmente se tiene bastante controlado dentro de la compañía. Además, se cuenta con grandes proyectos de digitalización ya implantados que mejoran el funcionamiento de la compañía.

D. Abel Montero, PreSales Manager de ReadSoft España concluyó las intervenciones comentando que Readsoft abarca dos áreas diferenciadas: por un lado la gestión de los procesos en papel (donde la clave se encuentra en la inteligencia en el proceso de captura y recopilación de información) y por otro la gestión del resto de procesos (como pueden ser gestión de cuantas, pedidos de clientes, etc.).

Se trata, en cualquier caso, de acercar el backoffice al frontoffice para facilitar todo el trabajo diario, y conseguir la eficiencia requerida por los clientes.



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